Okunabilirliği Kaybetmeden E-posta için PDF Nasıl Sıkıştırılır

Bir PDF'yi e-postayla göndermek basit olmalı, ancak birçok mesaj belirsiz bir "ek çok büyük" hatasıyla geri dönüyor. Kurumsal posta sunucuları genellikle ekleri 10 MB ile sınırlarken, Gmail gibi tüketici sağlayıcıları mesaj başına yaklaşık 25 MB'a izin verir. Taranan tek bir sözleşme, fotoğraf ağırlıklı bir broşür veya dışa aktarılan slayt destesi bu sınırı saniyeler içinde aşabilir. İyi haber şu ki, pahalı masaüstü yazılımına veya belgenizi başka birinin sunucusunda saklayan bir bulut hizmetine nadiren ihtiyaç duyarsınız.

Diskteki gerçek dosya boyutunu kontrol ederek başlayın. Dosya yöneticinizde PDF'ye sağ tıklayın veya özelliklerini açın. Sınırın yalnızca birkaç megabayt üzerindeyseniz, sıkıştırma tek başına sorunu çözebilir. Dosya, sınırın birkaç katıysa (300 DPI'de kaydedilen taranmış sayfalarda yaygındır), büyük olasılıkla sıkıştırmayı bölmeyle birleştireceksiniz.

İlk adımınız olarak Elektrikli El Aletleri'ndeki PDF Sıkıştırma aracını kullanın. Sayfayı açın, dosyanızı yükleme alanına bırakın ve belge çoğunlukla birkaç gömülü resim içeren metinden oluşuyorsa Standart sıkıştırmayı seçin. Standart mod, PDF yapısını yeniden yazar ve her sayfayı rasterleştirmeden gereksiz nesneleri kaldırır; böylece raporlarda ve faturalarda net metinler korunur.

PDF büyük fotoğraflar, tam sayfa taramalar veya pazarlama grafikleri içerdiğinde Maksimum sıkıştırmaya geçin. Maksimum mod, her sayfayı kontrol ettiğiniz kalite düzeyinde JPEG'e dönüştürür. Yaklaşık %75 kaliteyle başlayın ve sonucu indirin. Telefon ekranındaki ve masaüstü monitördeki okunabilirliği karşılaştırın. Metin hala keskin görünüyorsa ancak dosya hala çok büyükse %60'ı deneyin. Mükemmel aslına uygunluğun gerekli olmadığı resmi olmayan referans materyali göndermiyorsanız, %50'nin altına düşmekten kaçının.

Sıkıştırmadan sonra araçta gösterilen önceki ve sonraki boyutlara dikkat edin. Çıktı alıcınızın sınırının altındaysa ekleyin ve gönderin. Değilse, bölmeye geçin. PDF'yi Böl aracı, bir belgeyi özel sayfa aralıklarına göre bölmenize veya her sayfayı ayrı bir dosya olarak dışa aktarmanıza olanak tanır. 40 sayfalık bir rapor için, 1-20. sayfaları tek bir e-postayla, 21-40. sayfaları ise bir takip mesajıyla gönderebilirsiniz veya sınırınız çok katıysa on sayfalık dört parçaya bölebilirsiniz.

Böldüğünüzde dosyaları net bir şekilde adlandırın: Proposal_Part1_of_3.pdf, alıcıların herhangi bir şeyi açmadan önce paketi zihinsel olarak yeniden birleştirmesine yardımcı olur. E-posta metninde kaç bölüm gönderdiğinizi ve bunları okuma sırasını belirtin. Bu küçük nezaket, bir dakika içinde üç benzer eklenti geldiğinde kafa karışıklığını önler.

Bazen asıl sorun boyut değil yönelimdir. Bir iş arkadaşı sayfaları baş aşağı veya yana doğru tarar ve her sayfaya bayt eklemeden görsel gürültü eklenir. Sıkıştırmadan veya bölmeden önce PDF'yi Döndür'ü açın ve sayfa döndürmeyi toplu olarak düzeltin. Önce yönlendirmeyi düzeltmek, daha sonra tekrar düzenleyeceğiniz bir dosyayı işlemek yerine son düzeni bir kez sıkıştıracağınız anlamına gelir.

Farklı kişilerden birkaç küçük PDF aldıysanız ve birleştirilmiş bir ek göndermeniz gerekiyorsa, her kaynak dosyayı ayrı ayrı sıkıştırdıktan sonra PDF'yi Birleştir seçeneğini kullanın. Yirmi adede kadar dosyayı birleştirin, yeniden sıralamak için sürükleyin ve tek bir çıktı indirin. Birleştirilen dosya hâlâ sınırı aşıyorsa, birleştirilen sonucu bir kez daha sıkıştırın.

İşte birçok ofis çalışanının başarıyla takip ettiği eksiksiz bir iş akışı. İlk olarak, yanlış hizalanmış sayfaları döndürün. İkincisi, Standart modla sıkıştırın; yetersizse Maksimum %75 kalitede yeniden deneyin. Üçüncüsü, eğer hala çok büyükse, gelişigüzel sayfa sayıları yerine mantıksal bölümlere bölün; her bölümü veya sergiyi mümkün olduğu kadar sağlam tutun. Dördüncüsü, yalnızca önceden optimize edilmiş parçaları birleştirirken birleştirin. Beşinci olarak, toplam sayfa sayısını ve alıcının ihtiyaç duyduğu şifreleri belirten kısa bir kapak e-postası yazın.

Sözleşmeler, tıbbi kayıtlar veya mali tablolar söz konusu olduğunda gizlilik önemlidir. Elektrikli El Aletleri'ndeki tarayıcı tabanlı araçlar, sekmenizdeki dosyaları yerel olarak işler. PDF'niz sıkıştırma için hiçbir zaman uzak bir sunucuya gitmez; bu da yükleme ve bekleme hizmetleriyle karşılaştırıldığında maruz kalmayı azaltır. Paylaşılan bir bilgisayardaysanız işiniz bittiğinde sekmeyi kapatın.
Bu yaygın hatalardan kaçının. Her sayfanın ekran görüntüsünü almayın ve bir Word belgesine yapıştırmayın; bu genellikle boyutu artırır. Alıcınız arşiv beklemediği sürece PDF'yi sıkıştırmayın; birçok mobil istemci fermuarların önizlemesini zorlaştırır. Aynı dosyayı giderek daha düşük kalitede tekrar tekrar sıkıştırmayın; her geçiş, kusurları bir araya getirebilir. Bunun yerine orijinali saklayın, bir kopya üzerinde çalışın ve sonuçları yan yana karşılaştırın.

Sıkıştırılmış PDF'leri e-postayla gönderirken açıklayıcı konu satırları kullanın ve ekin boyut açısından optimize edildiğini belirtin. Yavaş bağlantılara sahip alıcılar, 3 MB'lık bir dosyanın kesik gönderme yerine kasıtlı olduğunu bilmekten memnun olurlar. Kuruluşunuz belirli ek türlerini engelliyorsa, sıkıştırıldıktan sonra PDF'ye izin verildiğini doğrulayın; dosya uzantısı değişmez.

Tarayıcıda birlikte çalışan PDF'yi Sıkıştır, PDF'yi Böl, PDF'yi Birleştir ve PDF'yi Döndür ile, metni okunabilir ve fotoğrafları kabul edilebilir tutarken hemen hemen her iş belgesini standart bir gelen kutusu sınırına sığdırabilirsiniz. Kritik olmayan bir dosyayla bir kez test edin, işe yarayan ayarları kaydedin ve bir sonraki son teslim tarihi e-postasının ağır bir eke bağlı olduğu sefer aynı sırayı yeniden kullanın.