วิธีบีบอัด PDF สำหรับอีเมลโดยไม่สูญเสียความสามารถในการอ่าน

การส่ง PDF ทางอีเมลควรเป็นเรื่องง่าย แต่ข้อความจำนวนมากตีกลับพร้อมข้อผิดพลาด "ไฟล์แนบใหญ่เกินไป" ที่คลุมเครือ เซิร์ฟเวอร์อีเมลขององค์กรมักจะจำกัดขนาดไฟล์แนบไว้ที่ 10 MB ในขณะที่ผู้ให้บริการทั่วไป เช่น Gmail อนุญาตให้มีขนาดประมาณ 25 MB ต่อข้อความ สัญญาที่สแกนเพียงฉบับเดียว โบรชัวร์ที่มีรูปถ่ายจำนวนมาก หรือชุดสไลด์ที่ส่งออกสามารถเกินขีดจำกัดนั้นได้ภายในไม่กี่วินาที ข่าวดีก็คือ คุณแทบจะไม่ต้องการซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปราคาแพงหรือบริการคลาวด์ที่เก็บเอกสารของคุณบนเซิร์ฟเวอร์ของผู้อื่น

เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบขนาดไฟล์จริงบนดิสก์ คลิกขวาที่ PDF ในตัวจัดการไฟล์ของคุณหรือเปิดคุณสมบัติ หากคุณมีขนาดเกินขีดจำกัดเพียงไม่กี่เมกะไบต์ การบีบอัดข้อมูลเพียงอย่างเดียวอาจช่วยแก้ปัญหาได้ หากไฟล์มีขนาดใหญ่กว่าขีดจำกัดหลายเท่า—โดยทั่วไปกับหน้าที่สแกนซึ่งบันทึกไว้ที่ 300 DPI—คุณอาจจะรวมการบีบอัดเข้ากับการแยกไฟล์

ใช้เครื่องมือบีบอัด PDF บน Power Tools เป็นขั้นตอนแรกของคุณ เปิดหน้านั้น วางไฟล์ของคุณลงในพื้นที่อัปโหลด และเลือกการบีบอัดมาตรฐาน เมื่อเอกสารส่วนใหญ่เป็นข้อความและมีรูปภาพฝังอยู่สองสามภาพ โหมดมาตรฐานจะเขียนโครงสร้าง PDF ใหม่และลบวัตถุที่ซ้ำซ้อนออกโดยไม่ต้องแปลงเป็นแรสเตอร์ทุกหน้า ซึ่งช่วยรักษาข้อความที่คมชัดในรายงานและใบแจ้งหนี้

สลับไปที่การบีบอัดสูงสุดเมื่อ PDF มีรูปถ่ายขนาดใหญ่ ภาพสแกนเต็มหน้า หรือกราฟิกทางการตลาด โหมดสูงสุดจะแสดงผลแต่ละหน้าเป็น JPEG ในระดับคุณภาพที่คุณควบคุม เริ่มต้นคุณภาพประมาณ 75% และดาวน์โหลดผลลัพธ์ เปรียบเทียบความสามารถในการอ่านบนหน้าจอโทรศัพท์และบนหน้าจอเดสก์ท็อป หากข้อความยังดูคมชัดแต่ไฟล์ยังมีขนาดใหญ่เกินไป ให้ลอง 60% หลีกเลี่ยงการลดลงต่ำกว่า 50% เว้นแต่คุณจะส่งข้อมูลอ้างอิงที่ไม่เป็นทางการซึ่งไม่จำเป็นต้องมีความเที่ยงตรงสมบูรณ์แบบ

หลังการบีบอัด ให้สังเกตขนาดก่อนและหลังที่แสดงในเครื่องมือ หากผลลัพธ์ไม่เกินขีดจำกัดของผู้รับ ให้แนบและส่ง ถ้าไม่เช่นนั้นให้ย้ายไปที่การแยก เครื่องมือแยก PDF ช่วยให้คุณสามารถแบ่งเอกสารตามช่วงหน้าที่กำหนดเองหรือส่งออกทุกหน้าเป็นไฟล์แยกต่างหาก สำหรับรายงาน 40 หน้า คุณอาจส่งหน้าที่ 1–20 ในอีเมลเดียวและหน้าที่ 21–40 ในการติดตามผล หรือแบ่งออกเป็นสี่ส่วนสิบหน้าหากขีดจำกัดของคุณเข้มงวดมาก

เมื่อคุณแยกไฟล์ ให้ตั้งชื่อไฟล์ให้ชัดเจน: Proposal_Part1_of_3.pdf ช่วยให้ผู้รับประกอบแพ็คเกจอีกครั้งก่อนที่จะเปิดอะไรเลย ระบุในเนื้อหาอีเมลว่าคุณส่งกี่ส่วนและลำดับที่ควรอ่าน ความเอื้อเฟื้อเล็กๆ น้อยๆ นี้ช่วยป้องกันความสับสนเมื่อมีไฟล์แนบที่คล้ายกันสามไฟล์มาถึงภายในหนึ่งนาที

บางครั้งปัญหาที่แท้จริงไม่ได้อยู่ที่ขนาด แต่เป็นการวางแนว เพื่อนร่วมงานสแกนหน้ากลับหัวหรือไปด้านข้าง และแต่ละหน้าจะเพิ่มสัญญาณรบกวนภาพโดยไม่ต้องเพิ่มไบต์ ก่อนที่จะบีบอัดหรือแยก ให้เปิด Rotate PDF และแก้ไขการหมุนหน้าเป็นกลุ่ม การแก้ไขการวางแนวก่อนหมายความว่าคุณบีบอัดเค้าโครงสุดท้ายหนึ่งครั้ง แทนที่จะประมวลผลไฟล์ที่คุณจะแก้ไขอีกครั้งในภายหลัง

หากคุณได้รับ PDF ขนาดเล็กหลายไฟล์จากบุคคลอื่น และจำเป็นต้องส่งไฟล์แนบรวมเพียงไฟล์เดียว ให้ใช้ Merge PDF หลังจากบีบอัดไฟล์ต้นฉบับแต่ละไฟล์แยกกัน รวมไฟล์ได้มากถึง 20 ไฟล์ ลากเพื่อจัดเรียงใหม่ และดาวน์โหลดเอาต์พุตเดียว บีบอัดผลลัพธ์ที่ผสานอีกครั้งหากไฟล์ที่รวมยังเกินขีดจำกัด

นี่คือขั้นตอนการทำงานฉบับสมบูรณ์ที่พนักงานออฟฟิศหลายคนปฏิบัติตามอย่างประสบความสำเร็จ ขั้นแรก หมุนหน้าที่จัดแนวไม่ตรง ประการที่สอง บีบอัดด้วยโหมดมาตรฐาน หากไม่เพียงพอ ให้ลองอีกครั้งโดยมีคุณภาพสูงสุดที่ 75% ประการที่สาม หากยังมีขนาดใหญ่เกินไป ให้แบ่งตามส่วนต่างๆ แทนที่จะแบ่งจำนวนหน้าตามใจชอบ ให้เก็บแต่ละบทหรือจัดแสดงไว้เหมือนเดิมเมื่อเป็นไปได้ ประการที่สี่ รวมเฉพาะเมื่อรวมชิ้นส่วนที่ได้รับการปรับปรุงแล้วเท่านั้น ประการที่ห้า เขียนอีเมลหน้าปกสั้นๆ โดยระบุจำนวนหน้าทั้งหมดและรหัสผ่านที่ผู้รับต้องการ

ความเป็นส่วนตัวมีความสำคัญเมื่อเกี่ยวข้องกับสัญญา บันทึกการรักษาพยาบาล หรืองบการเงิน เครื่องมือที่ใช้เบราว์เซอร์ใน Power Tools ประมวลผลไฟล์ภายในแท็บของคุณ PDF ของคุณจะไม่เดินทางไปยังเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลเพื่อบีบอัด ซึ่งจะลดความเสี่ยงเมื่อเทียบกับบริการอัพโหลดและรอ ปิดแท็บเมื่อเสร็จแล้วหากคุณใช้คอมพิวเตอร์ที่ใช้ร่วมกัน

หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปเหล่านี้ อย่าจับภาพหน้าจอแต่ละหน้าและวางลงในเอกสาร Word ที่มักจะเพิ่มขนาด อย่าบีบอัดไฟล์ PDF เว้นแต่ผู้รับของคุณคาดว่าจะมีไฟล์เก็บถาวร ไคลเอนต์มือถือจำนวนมากทำให้การดูตัวอย่างรหัสไปรษณีย์ยากขึ้น อย่าบีบอัดไฟล์เดียวกันซ้ำๆ ที่คุณภาพต่ำและต่ำลง แต่ละการส่งผ่านสามารถรวมอาร์ติแฟกต์ได้ ให้เก็บต้นฉบับไว้ คัดลอก และเปรียบเทียบผลลัพธ์แบบเคียงข้างกันแทน

เมื่อส่งอีเมล PDF ที่บีบอัด ให้ใช้หัวเรื่องที่อธิบายและระบุว่าไฟล์แนบได้รับการปรับให้เหมาะสมกับขนาด ผู้รับที่ใช้การเชื่อมต่อที่ช้ายินดีที่รู้ว่าไฟล์ขนาด 3 MB นั้นเป็นไฟล์ที่ตั้งใจมากกว่าการส่งแบบตัดทอน หากองค์กรของคุณบล็อกไฟล์แนบบางประเภท ให้ยืนยันว่า PDF ยังคงได้รับอนุญาตหลังจากการบีบอัด นามสกุลไฟล์ไม่เปลี่ยนแปลง

ด้วยการบีบอัด PDF, แยก PDF, ผสาน PDF และ Rotate PDF ที่ทำงานร่วมกันในเบราว์เซอร์ คุณสามารถจัดเอกสารทางธุรกิจเกือบทุกประเภทให้อยู่ในขีดจำกัดกล่องจดหมายมาตรฐาน ในขณะเดียวกันก็รักษาข้อความให้อ่านได้และรูปภาพก็เป็นที่ยอมรับได้ ทดสอบหนึ่งครั้งด้วยไฟล์ที่ไม่สำคัญ บันทึกการตั้งค่าที่ใช้งานได้ และใช้ลำดับเดิมซ้ำในครั้งถัดไปที่อีเมลกำหนดเวลาต้องอาศัยไฟล์แนบจำนวนมาก