가독성을 잃지 않고 이메일용 PDF를 압축하는 방법

이메일로 PDF를 보내는 것은 간단해야 하지만, 많은 메시지가 모호한 "첨부 파일이 너무 큽니다."라는 오류와 함께 반송됩니다. 기업 메일 서버는 첨부 파일을 10MB로 제한하는 경우가 많지만 Gmail과 같은 소비자 제공업체는 메시지당 대략 25MB를 허용합니다. 스캔한 계약서 한 장, 사진이 많은 브로셔 또는 내보낸 슬라이드 데크는 몇 초 만에 이 제한을 초과할 수 있습니다. 좋은 소식은 다른 사람의 서버에 문서를 저장하는 값비싼 데스크톱 소프트웨어나 클라우드 서비스가 거의 필요하지 않다는 것입니다.

먼저 디스크의 실제 파일 크기를 확인하세요. 파일 관리자에서 PDF를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하거나 해당 속성을 엽니다. 제한을 몇 메가바이트만 초과하면 압축만으로도 문제가 해결될 수 있습니다. 파일이 제한의 여러 배인 경우(300 DPI로 저장된 스캔 페이지에서 흔히 발생) 압축과 분할을 결합할 가능성이 높습니다.

첫 번째 단계로 Power Tools의 PDF 압축 도구를 사용하십시오. 페이지를 열고 파일을 업로드 영역에 놓은 다음 문서가 대부분 텍스트이고 몇 개의 이미지가 포함된 경우 표준 압축을 선택합니다. 표준 모드는 PDF 구조를 다시 작성하고 모든 페이지를 래스터화하지 않고도 중복 개체를 제거하여 보고서와 송장에서 선명한 텍스트를 유지합니다.

PDF에 큰 사진, 전체 페이지 스캔 또는 마케팅 그래픽이 포함된 경우 최대 압축으로 전환하십시오. 최대 모드는 사용자가 제어하는 ​​품질 수준에서 각 페이지를 JPEG로 렌더링합니다. 약 75% 품질로 시작하고 결과를 다운로드하세요. 휴대폰 화면과 데스크톱 모니터의 가독성을 비교해 보세요. 텍스트가 여전히 선명해 보이지만 파일이 너무 큰 경우에는 60%를 시도해 보십시오. 완벽한 충실도가 요구되지 않는 비공식 참조 자료를 보내는 경우가 아니라면 50% 미만으로 낮추지 마십시오.

압축 후 도구에 표시된 전후 크기를 확인하세요. 출력물이 수신자 한도에 도달하면 첨부하여 보내세요. 그렇지 않은 경우 분할로 이동합니다. PDF 분할 도구를 사용하면 문서를 사용자 정의 페이지 범위로 나누거나 모든 페이지를 별도의 파일로 내보낼 수 있습니다. 40페이지 보고서의 경우 하나의 이메일로 1~20페이지를 보내고 후속 작업으로 21~40페이지를 보내거나 제한이 매우 엄격한 경우 10페이지짜리 청크 4개로 나눌 수 있습니다.

분할할 때 파일 이름을 명확하게 지정하십시오. Proposal_Part1_of_3.pdf는 수신자가 패키지를 열기 전에도 정신적으로 패키지를 재조립하는 데 도움이 됩니다. 이메일 본문에 보내는 부분의 수와 읽어야 할 순서를 언급하세요. 이러한 작은 예의는 1분 내에 세 개의 유사한 첨부 파일이 도착할 때 혼란을 방지합니다.

때로는 실제 문제는 크기가 아니라 방향입니다. 동료가 페이지를 거꾸로 또는 옆으로 스캔하면 각 페이지에는 바이트를 추가하지 않고도 시각적인 노이즈가 추가됩니다. 압축하거나 분할하기 전에 PDF 회전을 열고 페이지 회전을 일괄 수정하세요. 방향을 먼저 수정한다는 것은 나중에 다시 편집할 파일을 처리하는 대신 최종 레이아웃을 한 번 압축한다는 의미입니다.

여러 사람으로부터 여러 개의 작은 PDF를 받았고 하나의 통합 첨부 파일을 보내야 하는 경우 각 소스 파일을 개별적으로 압축한 후 PDF 병합을 사용하세요. 최대 20개의 파일을 병합하고 드래그하여 순서를 변경하고 단일 출력을 다운로드하세요. 결합된 파일이 여전히 제한을 초과하는 경우 병합된 결과를 한 번 더 압축합니다.

다음은 많은 직장인이 성공적으로 따르는 전체 작업 흐름입니다. 먼저 잘못 정렬된 페이지를 회전합니다. 둘째, 표준 모드로 압축합니다. 충분하지 않은 경우 최대 품질 75%로 다시 시도하세요. 셋째, 여전히 너무 큰 경우 임의의 페이지 수 대신 논리적 섹션으로 분할합니다. 가능하면 각 장을 유지하거나 그대로 표시합니다. 넷째, 이미 최적화된 부분을 결합할 때만 병합하세요. 다섯째, 총 페이지 수와 수신자에게 필요한 비밀번호를 명시하는 짧은 표지 이메일을 작성하세요.

계약, 의료 기록 또는 재무제표와 관련된 경우 개인 정보 보호가 중요합니다. Power Tools의 브라우저 기반 도구는 탭에서 로컬로 파일을 처리합니다. PDF는 압축을 위해 원격 서버로 이동하지 않으므로 업로드 및 대기 서비스에 비해 노출이 줄어듭니다. 공유 컴퓨터를 사용하는 경우 완료되면 탭을 닫습니다.

이러한 일반적인 실수를 피하십시오. 각 페이지를 스크린샷하여 Word 문서에 붙여넣지 마세요. 크기가 커지는 경우가 많습니다. 수신자가 아카이브를 기대하지 않는 한 PDF를 압축하지 마십시오. 많은 모바일 클라이언트에서는 zip을 미리보기가 더 어렵습니다. 동일한 파일을 점점 더 낮은 품질로 반복적으로 압축하지 마십시오. 패스할 때마다 아티팩트가 합성될 수 있습니다. 대신 원본을 보관하고 사본을 작업하고 결과를 나란히 비교하십시오.

압축된 PDF를 이메일로 보낼 때 설명이 포함된 제목 줄을 사용하고 첨부 파일이 크기에 최적화되어 있음을 언급하세요. 느린 연결을 사용하는 수신자는 잘린 전송이 아닌 3MB 파일이 의도적인 것임을 알고 감사하게 생각합니다. 조직에서 특정 첨부 파일 유형을 차단하는 경우 압축 후에도 PDF가 허용되는지 확인하세요. 파일 확장자는 변경되지 않습니다.

브라우저에서 PDF 압축, PDF 분할, PDF 병합 및 PDF 회전을 함께 사용하면 거의 모든 비즈니스 문서를 표준 받은 편지함 한도에 맞추면서 텍스트는 읽을 수 있고 사진은 허용 가능한 상태로 유지할 수 있습니다. 중요하지 않은 파일로 한 번 테스트하고, 효과가 있었던 설정을 저장하고, 다음에 마감일 이메일이 무거운 첨부 파일에 의존할 때 동일한 시퀀스를 재사용하세요.