読みやすさを損なわずに PDF を電子メール用に圧縮する方法

PDF を電子メールで送信するのは簡単であるはずですが、多くのメッセージは漠然とした「添付ファイルが大きすぎます」というエラーで戻ってきます。企業のメール サーバーでは添付ファイルの上限が 10 MB であることがよくありますが、Gmail などの消費者向けプロバイダではメッセージあたり約 25 MB が許容されます。スキャンされた単一の契約書、写真の多いパンフレット、またはエクスポートされたスライドデッキは、数秒でその制限を超える可能性があります。幸いなことに、高価なデスクトップ ソフトウェアや、ドキュメントを他人のサーバーに保存するクラウド サービスが必要になることはほとんどありません。

まず、ディスク上の実際のファイル サイズを確認します。ファイルマネージャーで PDF を右クリックするか、そのプロパティを開きます。制限をわずか数メガバイト超えている場合は、圧縮だけで問題を解決できる可能性があります。ファイルが制限の数倍である場合 (スキャンしたページを 300 DPI で保存する場合によく見られます)、圧縮と分割を組み合わせる可能性があります。

最初のステップとして、Power Tools の PDF 圧縮ツールを使用します。ページを開き、ファイルをアップロード領域にドロップし、文書の大部分がテキストで、いくつかの画像が埋め込まれている場合は、「標準圧縮」を選択します。標準モードでは、PDF 構造を書き換えて、各ページをラスタライズせずに冗長なオブジェクトを削除するため、レポートや請求書の鮮明なテキストが保持されます。

PDF に大きな写真、フルページのスキャン、またはマーケティング グラフィックが含まれている場合は、最大圧縮に切り替えます。最大モードでは、制御する品質レベルで各ページを JPEG にレンダリングします。 75% あたりの品質から開始し、結果をダウンロードします。携帯電話の画面とデスクトップ モニターでの読みやすさを比較します。テキストはまだ鮮明に見えますが、ファイルが大きすぎる場合は、60% を試してください。完全な忠実性が要求されない非公式の参考資料を送信する場合を除き、50% を下回らないようにしてください。

圧縮後、ツールに表示される前後のサイズに注目してください。出力が受信者の制限内に収まる場合は、出力を添付して送信します。そうでない場合は、分割に進みます。 PDF の分割ツールを使用すると、カスタム ページ範囲でドキュメントを分割したり、各ページを個別のファイルとしてエクスポートしたりできます。 40 ページのレポートの場合、1 ～ 20 ページを 1 つの電子メールで送信し、21 ～ 40 ページをフォローアップで送信することもできます。制限が非常に厳しい場合は、10 ページのチャンクを 4 つに分割することもできます。

分割するときは、ファイルに明確な名前を付けます。Proposal_Part1_of_3.pdf は、受信者が何かを開く前でも頭の中でパッケージを再組み立てするのに役立ちます。電子メールの本文に、送信するパートの数と、パートが読む順番を記載します。この小さな礼儀により、1 分以内に 3 つの同様の添付ファイルが届いた場合の混乱を防ぐことができます。

場合によっては、本当の問題はサイズではなく向きにある場合があります。同僚がページを上下逆または横にスキャンすると、バイトを追加することなく、各ページに視覚的なノイズが追加されます。圧縮または分割する前に、PDF の回転を開いてページの回転を一括で修正します。最初に方向を修正すると、後で再度編集するファイルを処理するのではなく、最終レイアウトを 1 回圧縮することになります。

さまざまな人から複数の小さな PDF を受け取り、1 つの統合された添付ファイルを送信する必要がある場合は、各ソース ファイルを個別に圧縮した後、PDF の結合を使用します。最大 20 個のファイルを結合し、ドラッグして順序を変更し、単一の出力をダウンロードします。結合されたファイルがまだ制限を超えている場合は、結合結果をもう一度圧縮します。

ここに、多くのオフィスワーカーがうまく従う完全なワークフローを示します。まず、位置がずれているページを回転させます。次に、標準モードで圧縮します。不十分な場合は、最大 75% の品質で再試行してください。 3 番目に、それでも大きすぎる場合は、任意のページ数ではなく論理セクションごとに分割し、可能であれば各章や展示物をそのままの状態に保ちます。 4 番目に、すでに最適化された部分を結合する場合にのみマージします。 5 番目に、総ページ数と受信者が必要とするパスワードを記載した短いカバー メールを作成します。

契約、医療記録、財務諸表が関係する場合、プライバシーは重要です。 Power Tools のブラウザベースのツールは、タブ内でファイルをローカルに処理します。 PDF は圧縮のためにリモート サーバーに送信されることがないため、アップロードして待機するサービスと比べて露出が軽減されます。共有コンピュータを使用している場合は、終了したらタブを閉じます。

これらのよくある間違いを避けてください。各ページのスクリーンショットを撮って Word 文書に貼り付けないでください。サイズが大きくなることがよくあります。受信者がアーカイブを期待していない限り、PDF を圧縮しないでください。多くのモバイル クライアントでは、zip のプレビューが難しくなります。同じファイルを繰り返し低品質で圧縮しないでください。各パスでアーティファクトが悪化する可能性があります。代わりに、オリジナルを保持し、コピーで作業し、結果を並べて比較します。

圧縮 PDF を電子メールで送信する場合は、説明的な件名を使用し、添付ファイルのサイズが最適化されていることを伝えてください。 低速接続の受信者は、3 MB のファイルが切り捨てられた送信ではなく意図的なものであることを理解して感謝しています。組織が特定の添付ファイルの種類をブロックしている場合は、PDF が圧縮後も許可されたままであることを確認してください。ファイル拡張子は変わりません。

PDF の圧縮、PDF の分割、PDF の結合、PDF の回転をブラウザーで連携させることで、テキストを読みやすく、写真も許容できる状態に保ちながら、ほぼすべてのビジネス文書を標準の受信トレイの制限内に収めることができます。重要ではないファイルで 1 回テストし、機能した設定を保存し、次回締め切りメールが重い添付ファイルに依存するときに同じシーケンスを再利用します。