पठनीयता खोए बिना ईमेल के लिए पीडीएफ को कैसे संपीड़ित करें

ईमेल द्वारा पीडीएफ भेजना सरल होना चाहिए, फिर भी कई संदेश अस्पष्ट "अटैचमेंट बहुत बड़ा" त्रुटि के साथ वापस आ जाते हैं। कॉरपोरेट मेल सर्वर अक्सर अटैचमेंट की सीमा 10 एमबी तय करते हैं, जबकि जीमेल जैसे उपभोक्ता प्रदाता प्रति संदेश लगभग 25 एमबी की अनुमति देते हैं। एक एकल स्कैन अनुबंध, एक फोटो-भारी ब्रोशर, या एक निर्यातित स्लाइड डेक सेकंड में उस सीमा को पार कर सकता है। अच्छी खबर यह है कि आपको शायद ही कभी महंगे डेस्कटॉप सॉफ़्टवेयर या क्लाउड सेवा की आवश्यकता होगी जो आपके दस्तावेज़ को किसी और के सर्वर पर संग्रहीत करती हो।

डिस्क पर वास्तविक फ़ाइल आकार की जाँच करके प्रारंभ करें। अपने फ़ाइल प्रबंधक में पीडीएफ पर राइट-क्लिक करें या उसके गुण खोलें। यदि आप सीमा से केवल कुछ मेगाबाइट अधिक हैं, तो अकेले संपीड़न से समस्या का समाधान हो सकता है। यदि फ़ाइल सीमा से कई गुना अधिक है - 300 डीपीआई पर सहेजे गए स्कैन किए गए पृष्ठों के साथ सामान्य - तो आप संभवतः संपीड़न को विभाजन के साथ जोड़ देंगे।

अपने पहले कदम के रूप में पावर टूल्स पर कंप्रेस पीडीएफ टूल का उपयोग करें। पृष्ठ खोलें, अपनी फ़ाइल को अपलोड क्षेत्र में छोड़ें, और जब दस्तावेज़ में कुछ एम्बेडेड छवियों के साथ अधिकांशतः टेक्स्ट हो तो मानक संपीड़न चुनें। मानक मोड पीडीएफ संरचना को फिर से लिखता है और प्रत्येक पृष्ठ को व्यवस्थित किए बिना अनावश्यक वस्तुओं को हटा देता है, जो रिपोर्ट और चालान में स्पष्ट पाठ को संरक्षित करता है।

जब पीडीएफ में बड़ी तस्वीरें, पूर्ण-पृष्ठ स्कैन या मार्केटिंग ग्राफिक्स हों तो अधिकतम संपीड़न पर स्विच करें। अधिकतम मोड प्रत्येक पृष्ठ को आपके द्वारा नियंत्रित गुणवत्ता स्तर पर JPEG में प्रस्तुत करता है। लगभग 75% गुणवत्ता शुरू करें और परिणाम डाउनलोड करें। फ़ोन स्क्रीन और डेस्कटॉप मॉनिटर पर पठनीयता की तुलना करें। यदि पाठ अभी भी स्पष्ट दिखता है लेकिन फ़ाइल बहुत बड़ी है, तो 60% प्रयास करें। जब तक आप अनौपचारिक संदर्भ सामग्री नहीं भेज रहे हों, जहां पूर्ण निष्ठा की आवश्यकता नहीं है, तब तक 50% से नीचे जाने से बचें।

संपीड़न के बाद, उपकरण में दिखाए गए पहले और बाद के आकारों पर ध्यान दें। यदि आउटपुट आपके प्राप्तकर्ता की सीमा के अंतर्गत फिट बैठता है, तो इसे संलग्न करें और भेजें। यदि नहीं, तो विभाजन की ओर बढ़ें। स्प्लिट पीडीएफ टूल आपको किसी दस्तावेज़ को कस्टम पेज रेंज के आधार पर विभाजित करने या प्रत्येक पृष्ठ को एक अलग फ़ाइल के रूप में निर्यात करने की सुविधा देता है। 40 पेज की रिपोर्ट के लिए, आप एक ईमेल में पेज 1-20 और फॉलो-अप में पेज 21-40 भेज सकते हैं, या यदि आपकी सीमा बहुत सख्त है तो इसे चार दस पेज के टुकड़ों में विभाजित कर सकते हैं।

जब आप विभाजित होते हैं, तो फ़ाइलों का नाम स्पष्ट रूप से रखें: Proposal_Part1_of_3.pdf प्राप्तकर्ताओं को कुछ भी खोलने से पहले ही मानसिक रूप से पैकेज को फिर से इकट्ठा करने में मदद करता है। ईमेल के मुख्य भाग में उल्लेख करें कि आप कितने हिस्से भेज रहे हैं और उन्हें उन्हें किस क्रम में पढ़ना चाहिए। जब एक मिनट के भीतर तीन समान अनुलग्नक आते हैं तो यह छोटा शिष्टाचार भ्रम को रोकता है।

कभी-कभी वास्तविक समस्या आकार नहीं बल्कि अभिविन्यास होती है। एक सहकर्मी पृष्ठों को उल्टा या बग़ल में स्कैन करता है, और प्रत्येक पृष्ठ बाइट्स जोड़े बिना दृश्य शोर जोड़ता है। संपीड़ित या विभाजित करने से पहले, रोटेट पीडीएफ खोलें और थोक में पेज रोटेशन को ठीक करें। पहले ओरिएंटेशन को ठीक करने का मतलब है कि आप किसी फ़ाइल को संसाधित करने के बजाय अंतिम लेआउट को एक बार संपीड़ित कर देंगे जिसे आप बाद में फिर से संपादित करेंगे।

यदि आपको अलग-अलग लोगों से कई छोटी पीडीएफ प्राप्त हुई हैं और आपको एक समेकित अनुलग्नक भेजने की आवश्यकता है, तो प्रत्येक स्रोत फ़ाइल को व्यक्तिगत रूप से संपीड़ित करने के बाद मर्ज पीडीएफ का उपयोग करें। अधिकतम बीस फ़ाइलें मर्ज करें, उन्हें पुन: व्यवस्थित करने के लिए खींचें और एकल आउटपुट डाउनलोड करें। यदि संयुक्त फ़ाइल अभी भी सीमा से अधिक है तो मर्ज किए गए परिणाम को एक बार और संपीड़ित करें।

यहां एक संपूर्ण वर्कफ़्लो है जिसका कई कार्यालय कर्मचारी सफलतापूर्वक पालन करते हैं। सबसे पहले, किसी भी गलत संरेखित पेज को घुमाएँ। दूसरा, मानक मोड के साथ संपीड़ित करें; यदि अपर्याप्त हो, तो अधिकतम 75% गुणवत्ता के साथ पुनः प्रयास करें। तीसरा, यदि अभी भी बहुत बड़ा है, तो मनमाने ढंग से पृष्ठ गणना के बजाय तार्किक अनुभागों द्वारा विभाजित करें - जब भी संभव हो प्रत्येक अध्याय या प्रदर्शन को बरकरार रखें। चौथा, पहले से ही अनुकूलित भागों को संयोजित करते समय ही मर्ज करें। पांचवां, एक संक्षिप्त कवर ईमेल लिखें जिसमें कुल पृष्ठ संख्या और प्राप्तकर्ता को आवश्यक किसी भी पासवर्ड का विवरण हो।

जब अनुबंध, मेडिकल रिकॉर्ड, या वित्तीय विवरण शामिल होते हैं तो गोपनीयता मायने रखती है। पावर टूल्स पर ब्राउज़र-आधारित टूल आपके टैब में स्थानीय रूप से फ़ाइलों को संसाधित करते हैं। आपका पीडीएफ कभी भी संपीड़न के लिए किसी दूरस्थ सर्वर पर नहीं जाता है, जो अपलोड-एंड-वेट सेवाओं की तुलना में एक्सपोज़र को कम करता है। यदि आप किसी साझा कंप्यूटर पर हैं तो समाप्त होने पर टैब बंद कर दें।

इन सामान्य गलतियों से बचें. प्रत्येक पृष्ठ का स्क्रीनशॉट लेकर किसी Word दस्तावेज़ में पेस्ट न करें; जिससे अक्सर आकार बढ़ जाता है। किसी पीडीएफ को तब तक ज़िप न करें जब तक कि आपका प्राप्तकर्ता संग्रह की अपेक्षा न करे; कई मोबाइल क्लाइंट ज़िप का पूर्वावलोकन करना कठिन बना देते हैं। एक ही फ़ाइल को निम्न और निम्न गुणवत्ता पर बार-बार संपीड़ित न करें - प्रत्येक पास कलाकृतियों को मिश्रित कर सकता है। इसके बजाय, मूल रखें, एक प्रति पर काम करें और परिणामों की एक साथ तुलना करें।

संपीड़ित पीडीएफ ईमेल करते समय, वर्णनात्मक विषय पंक्तियों का उपयोग करें और उल्लेख करें कि अनुलग्नक आकार के लिए अनुकूलित है। धीमे कनेक्शन पर प्राप्तकर्ता यह जानकर सराहना करते हैं कि 3 एमबी फ़ाइल को काटे गए भेजने के बजाय जानबूझकर किया गया है। यदि आपका संगठन कुछ अनुलग्नक प्रकारों को अवरुद्ध करता है, तो पुष्टि करें कि संपीड़न के बाद पीडीएफ की अनुमति बनी रहती है; फ़ाइल एक्सटेंशन नहीं बदलता है.

ब्राउज़र में एक साथ काम करने वाले कंप्रेस पीडीएफ, स्प्लिट पीडीएफ, मर्ज पीडीएफ और रोटेट पीडीएफ के साथ, आप टेक्स्ट को पढ़ने योग्य और फोटो को स्वीकार्य रखते हुए लगभग किसी भी व्यावसायिक दस्तावेज़ को एक मानक इनबॉक्स सीमा में फिट कर सकते हैं। एक गैर-महत्वपूर्ण फ़ाइल के साथ एक बार परीक्षण करें, काम करने वाली सेटिंग्स को सहेजें, और अगली बार जब समय सीमा ईमेल एक भारी अनुलग्नक पर निर्भर हो तो उसी क्रम का पुन: उपयोग करें।