পঠনযোগ্যতা না হারিয়ে কীভাবে ইমেলের জন্য একটি পিডিএফ সংকুচিত করবেন

ইমেলের মাধ্যমে একটি পিডিএফ পাঠানো সহজ হওয়া উচিত, তবুও অনেক বার্তা একটি অস্পষ্ট "সংযুক্তি খুব বড়" ত্রুটির সাথে ফিরে আসে। কর্পোরেট মেল সার্ভারগুলি প্রায়ই 10 এমবি সংযুক্তি ক্যাপ করে, যখন জিমেইলের মতো গ্রাহক প্রদানকারীরা প্রতি বার্তায় প্রায় 25 এমবি অনুমতি দেয়। একটি একক স্ক্যান করা চুক্তি, একটি ফটো-ভারী ব্রোশার বা রপ্তানি করা স্লাইড ডেক সেকেন্ডের মধ্যে সেই সীমা অতিক্রম করতে পারে। ভাল খবর হল যে আপনার খুব কমই ব্যয়বহুল ডেস্কটপ সফ্টওয়্যার বা একটি ক্লাউড পরিষেবার প্রয়োজন যা অন্য কারো সার্ভারে আপনার নথি সংরক্ষণ করে।

ডিস্কে প্রকৃত ফাইলের আকার পরীক্ষা করে শুরু করুন। আপনার ফাইল ম্যানেজারে পিডিএফ-এ ডান-ক্লিক করুন বা এর বৈশিষ্ট্যগুলি খুলুন। আপনি যদি সীমার উপরে মাত্র কয়েক মেগাবাইট হন তবে একা সংকোচন সমস্যার সমাধান করতে পারে। যদি ফাইলটি সীমার থেকে কয়েকগুণ বেশি হয় - 300 DPI তে সংরক্ষিত স্ক্যান করা পৃষ্ঠাগুলির সাথে সাধারণ - আপনি সম্ভবত বিভাজনের সাথে কম্প্রেশন একত্রিত করবেন।

আপনার প্রথম ধাপ হিসেবে পাওয়ার টুলে কম্প্রেস পিডিএফ টুল ব্যবহার করুন। পৃষ্ঠাটি খুলুন, আপনার ফাইলটি আপলোড এলাকায় ড্রপ করুন, এবং যখন নথিটি বেশিরভাগই কয়েকটি এমবেডেড চিত্র সহ পাঠ্য থাকে তখন স্ট্যান্ডার্ড কম্প্রেশন নির্বাচন করুন৷ স্ট্যান্ডার্ড মোড পিডিএফ স্ট্রাকচার পুনর্লিখন করে এবং প্রতিটি পৃষ্ঠাকে রাস্টারাইজ না করেই অপ্রয়োজনীয় বস্তুগুলিকে সরিয়ে দেয়, যা রিপোর্ট এবং ইনভয়েসে ক্রিস্প টেক্সট সংরক্ষণ করে।

পিডিএফ-এ বড় ফটোগ্রাফ, পূর্ণ-পৃষ্ঠার স্ক্যান বা মার্কেটিং গ্রাফিক্স থাকলে সর্বোচ্চ কম্প্রেশনে স্যুইচ করুন। সর্বাধিক মোড প্রতিটি পৃষ্ঠাকে JPEG-তে আপনার নিয়ন্ত্রণের একটি গুণমান স্তরে রেন্ডার করে। প্রায় 75% গুণমান শুরু করুন এবং ফলাফল ডাউনলোড করুন। একটি ফোন স্ক্রিনে এবং একটি ডেস্কটপ মনিটরে পঠনযোগ্যতার তুলনা করুন। যদি টেক্সট এখনও তীক্ষ্ণ দেখায় কিন্তু ফাইলটি খুব বড় থাকে, 60% চেষ্টা করুন। 50% এর নিচে নামানো এড়িয়ে চলুন যদি না আপনি অনানুষ্ঠানিক রেফারেন্স সামগ্রী পাঠান যেখানে নিখুঁত বিশ্বস্ততার প্রয়োজন হয় না।

কম্প্রেশন করার পর, টুলে দেখানো আগে-পরের মাপগুলো নোট করুন। আউটপুট আপনার প্রাপকের সীমার অধীনে ফিট হলে, এটি সংযুক্ত করুন এবং পাঠান। যদি না হয়, বিভাজনে যান। স্প্লিট পিডিএফ টুল আপনাকে একটি ডকুমেন্টকে কাস্টম পৃষ্ঠা রেঞ্জ দ্বারা ভাগ করতে দেয় বা প্রতিটি পৃষ্ঠাকে একটি পৃথক ফাইল হিসাবে রপ্তানি করতে দেয়। 40-পৃষ্ঠার প্রতিবেদনের জন্য, আপনি একটি ইমেলে 1-20 পৃষ্ঠা এবং ফলো-আপে 21-40 পৃষ্ঠা পাঠাতে পারেন, অথবা আপনার সীমা খুব কঠোর হলে চারটি দশ-পৃষ্ঠার খণ্ডে বিভক্ত করতে পারেন।

যখন আপনি বিভক্ত হন, তখন ফাইলগুলিকে স্পষ্টভাবে নাম দিন: প্রস্তাবনা_পার্ট1_of_3.pdf প্রাপকদের কিছু খোলার আগেই মানসিকভাবে প্যাকেজটিকে পুনরায় একত্রিত করতে সাহায্য করে। ইমেলের বডিতে উল্লেখ করুন আপনি কতগুলো অংশ পাঠাচ্ছেন এবং তাদের পড়তে হবে। এই ছোট সৌজন্য বিভ্রান্তি প্রতিরোধ করে যখন তিনটি অনুরূপ সংযুক্তি এক মিনিটের মধ্যে আসে।

কখনও কখনও আসল সমস্যা আকার নয় কিন্তু ওরিয়েন্টেশন। একজন সহকর্মী পৃষ্ঠাগুলি উল্টে বা পাশে স্ক্যান করে এবং প্রতিটি পৃষ্ঠা বাইট যোগ না করেই ভিজ্যুয়াল শব্দ যোগ করে। কম্প্রেস বা বিভক্ত করার আগে, রোটেট পিডিএফ খুলুন এবং বাল্ক পৃষ্ঠার ঘূর্ণন ঠিক করুন। প্রথমে অভিযোজন সংশোধন করার অর্থ হল আপনি একটি ফাইল প্রক্রিয়াকরণের পরিবর্তে একবার চূড়ান্ত লেআউটটি সংকুচিত করুন যা আপনি পরে আবার সম্পাদনা করবেন।

আপনি যদি বিভিন্ন ব্যক্তির কাছ থেকে বেশ কয়েকটি ছোট পিডিএফ পেয়ে থাকেন এবং একটি একত্রিত সংযুক্তি পাঠাতে চান, প্রতিটি উৎস ফাইল পৃথকভাবে সংকুচিত করার পরে মার্জ পিডিএফ ব্যবহার করুন। বিশটি ফাইল পর্যন্ত মার্জ করুন, তাদের পুনরায় সাজাতে টেনে আনুন এবং একটি একক আউটপুট ডাউনলোড করুন। একত্রিত ফলাফলটি আরও একবার সংকুচিত করুন যদি সম্মিলিত ফাইলটি এখনও সীমা অতিক্রম করে।

এখানে একটি সম্পূর্ণ কর্মপ্রবাহ অনেক অফিস কর্মীরা সফলভাবে অনুসরণ করে। প্রথমত, যেকোন ভুল পৃষ্ঠা ঘোরান। দ্বিতীয়ত, স্ট্যান্ডার্ড মোড দিয়ে কম্প্রেস করুন; অপর্যাপ্ত হলে, 75% গুণমানে সর্বোচ্চ দিয়ে আবার চেষ্টা করুন। তৃতীয়ত, যদি এখনও খুব বড় হয়, যৌক্তিক পৃষ্ঠার সংখ্যার পরিবর্তে যৌক্তিক বিভাগ দ্বারা বিভক্ত করুন - প্রতিটি অধ্যায় রাখুন বা যখন সম্ভব তখন প্রদর্শন করুন। চতুর্থত, ইতিমধ্যে-অপ্টিমাইজ করা অংশগুলিকে একত্রিত করার সময় শুধুমাত্র একত্রিত করুন। পঞ্চম, একটি সংক্ষিপ্ত কভার ইমেল লিখুন যাতে মোট পৃষ্ঠার সংখ্যা এবং প্রাপকের প্রয়োজনে যেকোনো পাসওয়ার্ড উল্লেখ থাকে।

চুক্তি, মেডিকেল রেকর্ড বা আর্থিক বিবৃতি জড়িত থাকলে গোপনীয়তা গুরুত্বপূর্ণ। পাওয়ার টুলের ব্রাউজার-ভিত্তিক টুলগুলি আপনার ট্যাবে স্থানীয়ভাবে ফাইলগুলি প্রক্রিয়া করে। আপনার পিডিএফ কখনই কম্প্রেশনের জন্য দূরবর্তী সার্ভারে ভ্রমণ করে না, যা আপলোড-এবং-অপেক্ষা পরিষেবার তুলনায় এক্সপোজার কমিয়ে দেয়। আপনি একটি শেয়ার্ড কম্পিউটারে থাকলে শেষ হয়ে গেলে ট্যাবটি বন্ধ করুন৷
এই সাধারণ ভুলগুলি এড়িয়ে চলুন। প্রতিটি পৃষ্ঠার স্ক্রিনশট করবেন না এবং একটি Word নথিতে পেস্ট করবেন না; যে প্রায়ই আকার বৃদ্ধি. আপনার প্রাপক সংরক্ষণাগার আশা না করা পর্যন্ত পিডিএফ জিপ করবেন না; অনেক মোবাইল ক্লায়েন্ট জিপকে প্রিভিউ করা কঠিন করে তোলে। নিম্ন এবং নিম্ন মানের একই ফাইল বারবার সংকুচিত করবেন না - প্রতিটি পাস নিদর্শনগুলিকে যৌগিক করতে পারে। পরিবর্তে, আসলটি রাখুন, একটি অনুলিপিতে কাজ করুন এবং পাশাপাশি ফলাফলের তুলনা করুন।

সংকুচিত পিডিএফ ইমেল করার সময়, বর্ণনামূলক বিষয় লাইন ব্যবহার করুন এবং উল্লেখ করুন যে সংযুক্তিটি আকারের জন্য অপ্টিমাইজ করা হয়েছে। ধীর সংযোগে প্রাপকরা একটি 3 এমবি ফাইল একটি ছেঁটে পাঠানোর চেয়ে ইচ্ছাকৃত জেনে প্রশংসা করেন৷ যদি আপনার সংস্থা নির্দিষ্ট সংযুক্তি প্রকারগুলিকে ব্লক করে, তাহলে নিশ্চিত করুন যে পিডিএফ কম্প্রেশনের পরে অনুমোদিত থাকবে; ফাইল এক্সটেনশন পরিবর্তন হয় না।

কম্প্রেস পিডিএফ, স্প্লিট পিডিএফ, পিডিএফ মার্জ এবং ব্রাউজারে একসাথে কাজ করে পিডিএফ ঘোরানোর মাধ্যমে, আপনি পাঠ্য পাঠযোগ্য এবং ফটো গ্রহণযোগ্য রেখে প্রায় যেকোনো ব্যবসায়িক নথিকে একটি স্ট্যান্ডার্ড ইনবক্স সীমাতে ফিট করতে পারেন। একটি নন-ক্রিটিকাল ফাইলের সাথে একবার পরীক্ষা করুন, কাজ করা সেটিংস সংরক্ষণ করুন এবং পরের বার যখন একটি সময়সীমা ইমেল একটি ভারী সংযুক্তির উপর নির্ভর করে তখন একই ক্রমটি পুনরায় ব্যবহার করুন৷